2012.01.17
Az alábbiakban egy olyan „jó tanácsgyűjtemény olvasható, amelyet ha egy kezdő, vagy akár „középhaladó pályázatíró figyelmesen elolvas és alkalmaz, azzal nagyban hozzájárul pályázata sikeréhez.
Íme a legfontosabb tudnivalók:
Ne reagáljunk minden pályázati lehetőségre!
Bár kissé ellentmondásosnak tűnhet a fenti kijelentés, a pályázatírás legfontosabb alapelve, hogy az ötletekhez kell pályázati kiírásokat keresni, nem a pályázati kiírásokhoz „készül az ötlet! Éppen ezért igyekezzünk mindenekelőtt a céljainkkal, stratégiánkkal összhangban levő pályázati lehetőségeket előnyben részesíteni, ne „dobjunk össze egy pályázatot csak azért, mert épp ott a lehetőség.
Tervezzünk időben!
Ha megtaláltuk a nekünk megfelelő pályázati kiírást, lássunk időben munkához, ne beadás előtt 1-2 nappal fogjunk hozzá. A tapasztalat azt mutatja, hogy egy pályázat jóval nagyobb eséllyel lesz sikeres, ha sikerül végigvenni minden lépést és a megfelelő időt eltölteni a megtervezéssel és megírással.
Mindig tervezzünk írásban!
A megfelelő tervezés nagymértékben hozzájárul ahhoz, hogy minőségi munkát végezhessünk. Éppen ezért tudatosan tervezzük meg, hogy melyik nap, mikor, mennyi időt tudunk erre fordítani, és hogy ki vesz még részt a megírásban! Még jobb, ha le is írjuk az időbeosztást, megjelölve a határidőt és felelősöket egyaránt.
Legyünk felkészültek a pályázati kiírást illetően!
Mindig szerezzük be az összes releváns információt (pályázati felhívás, pályázati útmutató, pályázati adatlap, kötelező formanyomtatványok, stb.) a kiírással kapcsolatban és alaposan olvassuk el! Ez segít eldönteni, hogy megfelel-e szervezetünk céljai számára a pályázati kiírás, illetve képet kapunk arról is, hogy mi mindent kell figyelembe venni a pályázat megírásakor, ezért ezen nem érdemes spórolni.
Merjünk kérdezni a kiírótól!
A pályázat kiírói nem csak azért vannak, hogy kiírják, befogadják és elbírálják a pályázatokat! Az egyik legfontosabb feladatuk a potenciális pályázók tájékoztatása, informálása, kérdéseiknek a megválaszolása! Ne féljünk kérdezni, érdeklődni!
Ne változtassunk a megadott formanyomtatványon!
Nagyon fontos kritérium, hogy a formanyomtatvány azért formanyomtatvány, mert be kell tartani annak formaiságát, azaz a pályázó nem változtathat annak szerkezetén!
A kötelezően csatolandó mellékleteket kötelező csatolni, tehát csatoljuk!
A kötelezően csatolandó mellékletek listáját a pályázat kiírói a felhívásban mindig közzéteszik. Ezeket a mellékleteket abban a sorrendben kell csatolni, ahogyan azt a pályázat kiírásában kérik, így kisebb az esélye, hogy a pályázat készítője-összeállítója kihagyjon valamit.
Csak annyi helyet használjunk fel, amennyi a rendelkezésünkre áll!
A pályázatokat legtöbb esetben a kiíró által rendelkezésre bocsátott formanyomtatványon kell benyújtani! Ügyelni kell arra, hogy az egyes rovatokat úgy töltsük ki, hogy a rendelkezésre álló helyen, illetve a formanyomtatvány szerint megadott mennyiségű helyen férjen el a pályázati szöveg! Ellenkező esetben megtörténhet, hogy pályázatunkat, formai hibára vonatkozva, el sem olvassák és visszautasítják.
Minden rovatot töltsünk ki!
Figyeljünk arra, hogy a formanyomtatvány minden rovatát töltse ki, mert ha véletlenül kihagy egy fontos rovatot, akkor a pályázatot formai hiba miatt visszautasíthatják!
Strukturáljuk mondanivalónkat!
A pályázat megírása egyfajta logika alapján történjen, ami a pályázati cél pontos megfogalmazásától kezdve a sikeres megvalósításhoz szükséges emberi, anyagi és tárgyi feltételek felhasználásán át, a lebonyolításig és a projekt zárásáig terjed!
Fogalmazzunk kijelentő módban!
A pályázatban használjunk végig kijelentő módot, és kerüljük a feltételest! A kijelentő mód használata azt sugallja a bírálóknak, hogy a pályázat írója minden lényeges dolgot előre eltervezett, és biztos a dolgában.
Időben kezdjük megírni a szakmai részeket, a költségvetésünk pedig illeszkedjék a szakmai részhez!
A költségvetési terv összeállításához csak akkor kezdjünk hozzá, ha már a szakmai résszel elkészültünk. A költségvetés elkészítésénél vegyük számításba, hogy milyen önerővel rendelkezünk, majd összesítse, hogy az egyes programelemekhez, pályázati részcélokhoz milyen mértékű és típusú forrásra lenne szükség! Ha mindezen információk rendelkezésünkre állnak, akkor összeállíthatjuk a költségvetést, amely szorosan kell, hogy illeszkedjen a program szakmai tervéhez! Törekedjünk arra, hogy a költségvetésben ne csak a jelen pályázaton igényelhető összeg szerepeljen (ne csak abból tervezzünk minden költséget állni), próbáljunk bevonni más forrásokat is!
Adjunk értékelési mutatókat a döntéshozó kezébe!
Figyeljünk arra, hogy a pályázati célmegvalósulást az elszámolásnál általában valamilyen jól definiálható eredménymutatóval mérve kell bemutatni (példányszám, résztvevők száma, visszajelzési arány, stb.). Ne gondoljuk, hogy a program „magáért beszél, mérési mutatókat mindig használni kell!
Utaljunk a hosszútávú hatásokra és fenntarthatóságra!
A legtöbb pályázati kiíró szándéka, hogy közép, vagy hosszútávon is hatással bíró, eredményeket felsorakoztató programok szülessenek. Feltétlenül írjuk le, hogy a pályázati forrás elnyerése esetén a megvalósítást követően milyen eredményekkel, milyen jövőbeni kihatással bír majd a program!
Olvass, olvass, olvass!
Ha elkészült a pályázat, olvassuk el legalább egyszer elejétől a végéig! Kérjünk meg valakit, hogy ő is olvassa el! Ami ugyanis nekünk egyértelmű, nem biztos, hogy egy idegennek is az! Javítsuk a hibákat!
Írjuk alá a pályázatot minden helyen, ahol kérik!
Nagyon fontos, hogy egy pályázati formanyomtatványt a legtöbbször nem csak egy helyen kell aláírni, hanem a nyilatkozatoknál, a költségvetési tervnél, a csatolt mellékleteknél is, sőt, egyre több pályáztató kéri, hogy a pályázat teljes dokumentációját – minden oldalt- írjon alá a pályázó képviselője. Ügyeljünk arra is, hogy ha eredeti aláírást kér a pályáztató, akkor nem felel meg a fénymásolt aláírás.
Fordítsunk megfelelő időt és figyelmet a részletekre!
Ha elkészült a pályázati dokumentáció, figyeljünk kellően oda, hogy minden legyen kitöltve és csatolva a helyén. Mivel az ördög – aki sohasem alszik- a részletekben bújik meg, figyeljünk oda ezekre.
Csomagoljunk megfelelően és figyeljünk oda a határidőre!
Ha elkészült a pályázati dokumentáció, a megfelelő példányszámban, a kiírásnak megfelelően tegyük borítékba, jól elkülöníthető módon, példányonként külön külön összefűzve. Tüntessük fel a borítékon a címzett és feladó nevét és címét, illetve a pályázati azonosítót. Mindig tartsuk be a megadott határidőt, az ezután érkező pályázatokat ugyanis minden esetben visszautasítják.
Szabó Klára Réka Idea Impakt Egyesület